Pour ne conserver qu'un volume raisonnable de donnée dans sa boite de messagerie, il est recommandé
- à l'envoi d'un message, lorsqu'un document est à partager : de le mettre en ligne via un outil de partage et d'en partager le lien plutôt que de l'attacher en pièce jointe.
- au quotidien, de supprimer les messages dont la conservation ne présente pas d'intérêt (publicités, notifications et éléments traités ne nécessitant pas de suivi/traçabilité, etc)
- périodiquement (ex: 1 à 2 fois par an), d'exporter les anciens messages (ex: + de 12 mois) dans un fichier d'archive stocké hors messagerie, sur un espace sécurisé.
Cette notion d'archivage peut notamment être réalisée au moyen d'un client de messagerie type Thunderbird : https://support.mozilla.org/fr/kb/archivage-des-messages
Préalablement à l'export des mails anciens, une recherche spécifique sur les messages volumineux peut être menée. Elle permettra d'éviter de stocker de gros volumes de donnée qui serait identifiés comme inutiles. Illustration ci-dessous d'une telle recherche réalisée avec le webmail Zimbra :
- Recherche en 3 clics des messages dont la taille excède une certaine taille (ici 5 Mo)
- Parcours des résultats de la recherche pour suppression (4) des PJ encombrantes, lorsque cela est pertinent
- A noter que la recherche peut être enregistrée (1) pour y revenir facilement ultérieurement
- Elle apparait alors dans l'arborescence "Recherches" (2)
